1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Promień Energii spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Białymstoku, ul. Hetmańska 40/211, 15-727 Białystok, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001065078, NIP 5461400384, REGON 526739666, kapitał zakładowy 5 000,00 zł (dalej: „Administrator”, „my”).

Niniejsza Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w serwisie internetowym https://promienenergii.pl/ (dalej: „Serwis”).

Kontakt w sprawach danych osobowych:

  • e-mail: biuro@promienenergii.pl
  • telefon: +48 531 168 344
  • korespondencyjnie: ul. Hetmańska 40/211, 15-727 Białystok

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt pod powyższymi danymi.

Dane przetwarzamy zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

2. Jakie dane zbieramy

2.1. Dane podawane w formularzach

Szybki kontakt (strona główna): imię, numer telefonu, temat zapytania.

Formularz kontaktowy: imię, numer telefonu, adres e-mail, miejscowość, nazwa instytucji (dla podmiotów publicznych), rodzaj i rok instalacji, orientacyjna wysokość rachunków, typ obiektu, etap inwestycji, treść wiadomości.

Zgłoszenie serwisowe: imię, numer telefonu, adres instalacji, numer umowy, opis usterki oraz załączone zdjęcia i nagrania wideo.

Załączniki przesyłane w zgłoszeniu serwisowym mogą zawierać obraz nieruchomości, a w niektórych przypadkach także wizerunek osób. Prosimy o przesyłanie wyłącznie materiałów niezbędnych do rozpatrzenia zgłoszenia.

2.2. Dane zbierane automatycznie

Adres IP, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, adres strony odsyłającej, data i godzina wizyty oraz odwiedzane podstrony. Dane te zapisywane są w logach serwera oraz w plikach cookies.

2.3. Dane z kontaktu telefonicznego i mailowego

Dane, które podają nam Państwo w trakcie rozmowy telefonicznej lub w korespondencji e-mail.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Odpowiedź na zapytanie z formularza, telefonu lub e-maila. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz lit. f (uzasadniony interes w obsłudze korespondencji). Okres: do zakończenia sprawy, następnie do 3 lat na potrzeby ewentualnych roszczeń.

Przygotowanie bezpłatnej wyceny i oferty. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres: do 12 miesięcy od przedstawienia oferty, jeżeli nie doszło do zawarcia umowy.

Zawarcie i wykonanie umowy: audyt, projekt, montaż, uruchomienie instalacji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres: przez czas trwania umowy oraz okres gwarancji i rękojmi.

Obsługa zgłoszeń serwisowych wraz z dokumentacją zdjęciową i wideo. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO. Okres: przez czas obsługi zgłoszenia, następnie w dokumentacji serwisowej instalacji przez okres gwarancji.

Przygotowanie i rozliczenie wniosku o dofinansowanie w imieniu Klienta. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie kontaktu z instytucją finansującą także lit. c. Okres: przez czas trwania procedury oraz okres wymagany przez instytucję udzielającą wsparcia.

Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości. Okres: 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Rozpatrywanie reklamacji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO. Okres: przez czas rozpatrywania oraz do upływu terminów przedawnienia.

Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres: do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

Marketing bezpośredni własnych usług. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a dla kontaktu telefonicznego i elektronicznego dodatkowo zgoda. Okres: do zgłoszenia sprzeciwu lub cofnięcia zgody.

Pomiar ruchu w Serwisie i skuteczności reklam. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda na pliki analityczne i marketingowe. Okres: do cofnięcia zgody, nie dłużej niż przez okres przechowywania danego pliku cookie.

Zapewnienie bezpieczeństwa i poprawnego działania Serwisu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres: do 12 miesięcy w przypadku logów serwera.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do obsługi zapytania, przygotowania wyceny, zawarcia umowy lub rozpatrzenia zgłoszenia serwisowego. Niepodanie danych oznaczonych jako wymagane uniemożliwi realizację tych działań.

5. Odbiorcy danych

Państwa dane mogą być przekazywane następującym odbiorcom i kategoriom odbiorców:

  • SEOHOST Sp. z o.o., ul. Obornicka 330, 60-689 Poznań, KRS 0000939910, NIP 9721323212, REGON 520718284 - dostawca hostingu, na którego serwerach utrzymywany jest Serwis i przechowywane są dane przesłane w formularzach
  • dostawca poczty elektronicznej, za pośrednictwem której prowadzimy korespondencję
  • dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych, w zakresie opisanym w punkcie 11 i wyłącznie po wyrażeniu przez Państwa zgody
  • dostawca systemu zarządzania zgodami na pliki cookies
  • podmioty świadczące dla nas obsługę księgową i kadrową
  • podwykonawcy realizujący montaż, uruchomienie lub serwis instalacji, w zakresie niezbędnym do wykonania umowy
  • dostawcy urządzeń i producenci sprzętu, w zakresie niezbędnym do realizacji zgłoszeń gwarancyjnych
  • operatorzy pocztowi i firmy kurierskie
  • instytucje udzielające dofinansowań, w szczególności Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, wojewódzkie fundusze ochrony środowiska oraz jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli wspieramy Państwa w złożeniu wniosku
  • kancelarie prawne i podmioty świadczące usługi doradcze, w razie potrzeby dochodzenia roszczeń
  • organy publiczne uprawnione na podstawie przepisów prawa

Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Do obsługi poczty elektronicznej korzystamy z usług Google (adres w domenie gmail.com). Oznacza to, że korespondencja może być przechowywana na serwerach podmiotu należącego do grupy z siedzibą poza EOG.

Po wyrażeniu zgody na pliki analityczne i marketingowe dane mogą być przekazywane również dostawcom tych narzędzi, wskazanym w punkcie 11.

Przekazywanie odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795 stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach Data Privacy Framework oraz standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Poza powyższymi przypadkami nie przekazujemy danych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo do:

  • dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii
  • sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych
  • usunięcia danych, w przypadkach określonych w art. 17 RODO
  • ograniczenia przetwarzania
  • przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego
  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem
  • wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

Wniosek można złożyć na dane kontaktowe wskazane w punkcie 1. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

8. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Po wyrażeniu zgody na pliki marketingowe Państwa aktywność w Serwisie może być wykorzystywana do wyświetlania dopasowanych reklam w serwisach zewnętrznych. Nie podejmujemy natomiast wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Państwa sytuację.

9. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Państwa urządzeniu końcowym.

Rodzaje wykorzystywanych plików:

  • niezbędne - zapewniają prawidłowe działanie Serwisu, obsługę formularzy oraz zapamiętanie decyzji dotyczącej zgód. Nie wymagają zgody, ponieważ bez nich Serwis nie działa poprawnie
  • funkcjonalne - zapamiętują wybrane ustawienia i ułatwiają korzystanie z Serwisu
  • analityczne - pozwalają zrozumieć, w jaki sposób korzystają Państwo z Serwisu, które podstrony są odwiedzane i skąd trafiają odwiedzający. Uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody
  • marketingowe - pozwalają mierzyć skuteczność kampanii reklamowych oraz wyświetlać dopasowane reklamy w serwisach zewnętrznych. Uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody

Zgody analityczne i marketingowe są domyślnie wyłączone. Do momentu ich udzielenia żaden skrypt analityczny ani reklamowy nie jest uruchamiany.

Aktualna lista wszystkich plików cookies wykorzystywanych w Serwisie, wraz z nazwą, dostawcą, celem i czasem przechowywania, dostępna jest w panelu zarządzania zgodami w Serwisie. Panel jest aktualizowany automatycznie, dlatego zawsze odzwierciedla stan faktyczny.

Decyzją dotyczącą zgód zarządzają Państwo w banerze wyświetlanym przy pierwszej wizycie oraz w każdej chwili poprzez ustawienia zgód w Serwisie. Pliki cookies można również usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie plików cookies może wpłynąć na dostępność niektórych funkcji Serwisu.

10. Logi serwera

Korzystanie z Serwisu wiąże się z wysyłaniem zapytań do serwera. Każde zapytanie zapisywane jest w logach obejmujących adres IP, datę i czas, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym oraz adres odwiedzanej podstrony. Logi służą wyłącznie administrowaniu Serwisem i zapewnieniu bezpieczeństwa. Nie są kojarzone z konkretnymi osobami i nie są ujawniane osobom trzecim poza przypadkami wymaganymi przepisami prawa.

11. Usługi zewnętrzne osadzone w Serwisie

OpenStreetMap. Mapa realizacji korzysta z kafelków dostarczanych przez OpenStreetMap Foundation. Przy wyświetlaniu mapy Państwa adres IP jest przekazywany do serwerów tej fundacji. Zasady przetwarzania danych opisuje polityka prywatności dostępna na stronie osmfoundation.org.

Narzędzia analityczne i reklamowe. Po wyrażeniu przez Państwa zgody Serwis korzysta z narzędzi dostarczanych przez Google Ireland Limited (Google Analytics, Google Ads) oraz Meta Platforms Ireland Limited (piksel Facebooka). Narzędzia te zapisują w przeglądarce identyfikatory pozwalające rozpoznać urządzenie przy kolejnych wizytach oraz mierzyć skuteczność działań reklamowych. Dostawcy tych narzędzi występują jako odrębni administratorzy lub współadministratorzy danych, a szczegóły przetwarzania opisują ich własne polityki prywatności. Zgodę można w każdej chwili wycofać w panelu zarządzania zgodami, co zatrzymuje dalsze zbieranie danych przez te narzędzia.

Kroje pisma serwowane są z naszego serwera, dzięki czemu Państwa przeglądarka nie łączy się w tym celu z podmiotami zewnętrznymi. Serwis nie korzysta z Google Fonts ani Google Maps.

12. Media społecznościowe

W Serwisie znajdują się odnośniki do naszych profili w serwisach społecznościowych. Kliknięcie odnośnika przenosi Państwa na stronę zewnętrzną, gdzie obowiązują zasady przetwarzania danych ustalone przez jej operatora.

13. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w szczególności szyfrowanie połączenia certyfikatem SSL, ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych, regularne aktualizacje oprogramowania oraz kopie zapasowe.

14. Zmiany Polityki prywatności

Zastrzegamy prawo do zmiany niniejszej Polityki, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, wdrożenia nowych narzędzi lub zmiany zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja publikowana jest w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.